Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative

Management Representative

Dalam proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Seorang wakil manajemen (mangement representative) merupakan tokoh sentral yang akan menentukan berhasil atau tidaknya penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan Anda. Dengan tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh karyawan, seorang management representative dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan yang dimiliki mampu memberikan komando untuk seluruh level organisasi untuk tetap fokus dan berkomitmen penuh dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Oleh karana itu, sangat penting bagi sebuah organisasi untuk menunjuk orang yang tepat sebagai wakil manajemen.

Dalam Standar ISO 9001:2015 (Standar ISO 9001 yang terbaru) sudah tidak ada lagi klausul yang mewajibkan organisasi untuk menunjuk seorang Management Representative, namun biasanya kami Konsultan ISO tetap merekomendasikan bagi organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 untuk menunjuk seorang Management Representative, hal ini bertujuan agar koordinasi penerapan sistem manajemen mutu menjadi lebih mudah dan efisien.

Referensi mengenai penunjukan Management Representative mengacu pada Standar ISO 9001:2008 klausul 5.5.2, dalam klausul tersebut menyebutkan bahwa:

5.5.2. Wakil Manajemen.

Manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen organisasi yang diluar tanggung jawab lain, harus mempunyai tanggung jawab dan wewengang yang meliputi:

a) memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara;

b) melaporkan pada manajemen puncak mengenai kinerja SMM (sistem manajemen mutu) dan setiap kebutuhan untuk koreksi, dan;

c) memastikan promosi kepedulian mengenai persyartan pelanggan di seluruh organisasi.

Catatan : Tanggung jawab wakil manajemen dapat meliputi hubungan dengan pihak eksternal mengenai hal-hal yang berhubungan dengan SMM (sistem manajemen mutu).

Dari Klausul 5.5.2 ISO 9001:2008 dapat diketahui bahwa seroang management representative haruslah orang yang berasal dari internal perusahaan yang ada pada jabatan manajerial (Kepala Bidang, Kepala Bagian, Manager, dsb) yang memiliki kewajiban memastikan seluruh persyaratan ISO 9001 diterapkan.

Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative

Pada dasarnya, seorang Management Representative bertanggung jawab atas pelaksanaan 6 prosedur wajib () yang meliputi prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal. Berikut kami selaku Konsultan ISO akan menyajikan tugas dan tanggung jawab management representative :

• Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi untuk menentukan jadwal audit sertifikasi dan surveillance;
• Mewakili manajemen selama sertifikasi dan audit surveillance (namun beberapa auditor dari badan sertifikasi ada yang tidak membolehkan manajemen diwakilkan oleh management representative);
• Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan;
• Menyiapkan dan merevisi dokumen sistem manajemen mutu (Manual Mutu, Prosedur sistem mutu dan dokumentasi lainnya);
• Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2015;
• Mempersiapkan Tinjauan Manajemen Jadwal Pertemuan dan melakukan Rapat Tinjauan Manajemen;
• Mempersiapkan jadwal Audit, melakukan Audit Internal, menyiapkan laporan audit, menulis laporan Ketidaksesuaian;
• Berkomunikasi dengan Top Management pada isu-isu Kualitas/ Ketidaksesuaian dan laporan Audit;
• Mengukur & Mengawasi kinerja proses;
• Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan;
• Membuat ISO/ kesadaran Kualitas untuk rekan dengan pelatihan internal;
• Review Kebijakan mutu secara berkala;
• Waktu ke waktu meninjau semua fungsi, untuk memeriksa pelaksanaan yang efektif dari sistem Manajemen Mutu.

Surat Penunjukan Management Representative

Pada praktek di lapangan, penunjukkan management representative harus dilengkapi dengan surat penunjukan resmi (Surat Keputusan, Surat Penunjukkan Kerja, dsb) dari top manajemen sebagai dasar pemberian wewenang kepada management representative agar dihormati oleh anggota organisasi yang lainnya. Kami selaku Konsultan ISO seringkali merekomendasikan kepada klien kami agar management representative yang ditunjuk adalah orang yang paling memahami keseluruhan proses dan paling disegani oleh para karyawan di perusahaan. Ini untuk memastikan komunikasi berjalan lancar dan saran perbaikan didengar dan dilaksanakan.

Kriteria Seorang Management Representative

Seorang management representative sekurang-kurangnya harus memiliki kriteria sebagai berikut:

1. Pengetahuan yang kuat tentang persyaratan ISO 9001:2015

Management representative setidaknya hanrus mengikuti 2 training; training pengenalan dan pemahaman klausul ISO 9001:2015 dan training audit internal. Ini untuk memastikan seluruh persyaratan yang tertuang dalam klausul ISO 9001:2015 diterapkan.

2. Pengetahuan yang luas tentang operasi perusahaan dan sistem manajemen mutu

Management representative harus memahami proses bisnis organisasi secara menyeluruh. Ini penting untuk memastikan seluruh critical point yang ada dalam proses dapat dikendalikan

3. Kemampuan untuk mendengarkan dan mempengaruhi

kemampuan ini juga diperlukan mengingat, penerapan ISO 9001:2015 bukanlah pertunjukkan satu orang one man show tapi harus melibatkan peran aktif seluruh level organisasi. Pendekatan bottom up juga penting untuk memastikan sistem yang kita terapkan memudahkan pekerjaan mereka alih-alih membebani mereka dengan pekerjaan baru tanpa diskusi sebelumnya

4. Kemampuan untuk meringkas informasi dan berkomunikasi secara efektif

Seluruh masukan yang datang dari anggota organisasi harus ditindak lanjuti dan dianalisis untuk kemudian disosialisasikan tindak lanjutnya untuk memastikan perbaikan yang berkesinambungan. Tanpa kemampuan ini, management representative hanya berhenti pada level penerima laporan dan tidak akan ada perbaikan sama sekali.

5. Manajemen proyek dan keterampilan organisasi

Seorang management representative harus mampu bekerja dalam tim, memimpin tim, membagi tugas dengan baik dan membuat perencanaan yang matang dengan seluruh tim.

Terima Kasih,

Khairul Umam, S.T, MBA
Konsultan ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 21001)
Multiple Training & Consulting / PT Mutu Tunas Cipta
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat, DKI Jakarta
Email : konsultan@multiple.co.id
Whatsapp : 081 6888 476 (MUTU ISO)