Langkah-langkah persiapan ISO 45001

Gambar Langkah-langkah persiapan ISO 45001

ISO 45001 adalah sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. Standar ini akan menggantikan standar OHSAS 18001. Tentunya akan lebih mudah dalam persiapan jika organisasi sudah pernah mendapatkan sertifikat OHSAS 18001.

Untuk mendapatkan sertifikat ISO 45001 membutuhkan perjalanan yang tidak mudah dan adanya upaya dari organisasi. Berikut langkah-langkah yang harus dipersiapkan untuk sertifikasi ISO 45001 :

Langkah 1: Komitmen Manajemen Puncak

Manajemen puncak harus menunjukkan komitmen dan tekad untuk menerapkan sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja (ISO 45001) di organisasi. Tanpa komitmen manajemen puncak, tidak ada inisiatif kesehatan & keselamatan kerja yang dapat berhasil. Manajemen puncak harus diyakinkan bahwa sertifikasi akan memungkinkan organisasi untuk menunjukkan kepada pelanggannya komitmen yang nyata terhadap kesehatan & keselamatan kerja. Harus disadari bahwa sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja akan memberikan kerangka kerja untuk meningkatkan keselamatan, mengurangi risiko di tempat kerja dan meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan di tempat kerja, serta memungkinkan organisasi untuk secara proaktif meningkatkan kinerja K3.

Manajemen puncak harus memberikan bukti komitmennya untuk pengembangan dan implementasi sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja dan terus meningkatkan efektivitasnya dengan:

• Bertanggungjawab secara penuh terhadap SMK3
• Menentukan kebijakan kesehatan & keselamatan kerja organisasi dan memberitahukan hal ini kepada setiap karyawan
• Memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja,
• Mengkomunikasikan kepada organisasi pentingnya memenuhi pelanggan serta persyaratan hukum dan peraturan,
• Memastikan bahwa sasaran kesehatan & keselamatan kerja ditetapkan di semua tingkatan dan fungsi 􀂃
• Melakukan tinjauan manajemen.
• Meyakinkan dan mempromosikan tindakan perbaikan
• Menciptakan lingkungan yang mendorong untuk konsultasi & keterlibatan pekerja.

Langkah 2. Membentuk Tim Implementasi ISO 45001

ISO 45001:2018 memang tidak mewajibkan adanya wakil manajemen dalam penerapan ISO 45001. Akan tetapi ISO 45001 harus patuh terhadap peraturan dan perundangan, dimana akan mewajibkan organisasi untuk memiliki ahli K3 (AK3). Bisa terdiri dari satu atau beberapa orang tergantung kompleksitas suatu organisasi. Orang-orang yang tergabung dalam team ini bertugas sebagai koordinator untuk merencanakan, implementasikan & mengawasi pelaksaan ISO 45001. Untuk kelancaran proses persiapan ISO, pastikan posisi ini diisi oleh seseorang yang mengerti perusahaan, memahami persyaratan ISO 45001 dan memiliki sertifikat AK3.

Langkah 3. Mulai Program Kesadaran & Pelatihan ISO 45001

Program kesadaran diawali dengan mengkomunikasikan secara resmi rencana organisasi  untuk mempersiapkan sertifikasi ISO 45001, serta mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tujuan dari sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja.; manfaat yang ditawarkannya kepada karyawan, pelanggan, dan organisasi; bagaimana cara kerjanya; dan peran serta tanggung jawab mereka dalam SMK3. Program kesadaran harus menekankan manfaat yang diharapkan organisasi untuk diwujudkan melalui sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja.

Setelah itu dilakukan program pelatihan, yang harus disusun untuk berbagai kategori karyawan – manajer senior, manajer tingkat menengah, pengawas dan pekerja. Pelatihan harus mencakup konsep dasar sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja, pemahaman persyaratan ISO 45001, peraturan & perundangan yang berhubungan dengan K3 serta dampak keseluruhannya pada tujuan strategis organisasi, proses, dan aktifitas harian. Selain itu, pelatihan awal diperlukan dalam pemahaman penyusunan dokumen seperti manual kesehatan & keselamatan kerja, identifikasi bahaya penilaian resiko pengembangan pengendaliannya, prosedur dan instruksi kerja, dll. Jika kompetensi pihak internal untuk melakukan pelatihan seperti itu tidak tersedia, mungkin perlu untuk berpartisipasi dalam kursus pelatihan eksternal yang dijalankan oleh organisasi pelatihan profesional. Atau, lembaga pelatihan eksternal dapat diundang untuk mengadakan kursus pelatihan in-house.

Langkah 4. Memeriksa & Identifikasi Kondisi Saat ini

Tujuan ISO 45001 adalah meningkatkan keselamatan, mengurangi risiko dan meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan di tempat kerja, serta memungkinkan organisasi untuk secara proaktif meningkatkan kinerja K3.Ini tidak menghalangi memasukkan, mengadaptasi, dan menambahkan program berkesehatan & keselamatan kerja yang sudah ada. Jadi langkah selanjutnya adalah membandingkan sistem manajemen yang sudah ada saat ini dengan persyaratan dari ISO 45001:2018. Dokumen yang membutuhkan modifikasi atau penjabaran harus diidentifikasi dan didaftar. Latihan ini beberapa kali disebut sebagai “analisa perbedaan”.

Dalam proses peninjauan, dokumen harus dikumpulkan , dipelajari dan didaftarkan untuk penggunaan lebih lanjut, atau mungkin direvisi.

Setelah organisasi memperoleh gambaran yang jelas tentang bagaimana sistem manajemen saat ini dibandingkan dengan persyaratan ISO 45001: 2018, semua ketidaksesuaian harus koreksi dengan rencana implementasi yang terdokumentasi.

Langkah 5. Menentukan Ruang Lingkup dan Kebijakan Organisasi

Menentukan ruang lingkup Sistem Manajemen Kesehatan & keselamatan kerja (SMK3) telah menjadi bagian dari persyaratan ISO 45001. Ruang lingkup ini adalah bagian penting dari manual kesehatan & keselamatan kerja, karena menentukan seberapa jauh SMK3 meluas dalam operasi perusahaan, dan merinci setiap pengecualian dari persyaratan ISO 45001 dan justifikasi untuk ini. Melalui ruang lingkup itulah Anda menentukan apa yang tercakup dalam Sistem Manajemen Kesehatan & keselamatan kerja dalam organisasi Anda. Ruang lingkup SMK3 dapat mencakup seluruh organisasi, fungsi tertentu, atau satu fungsi atau lebih di seluruh kelompok organisasi. Biasanya ruang lingkup inii akan sangat dipengaruhi oleh produk dan layanan organisasi.

Kebijakan adalah maksud dan tujuan dari organisasi yang dinyatakan secara fromasl oleh manajemen puncak. Manajemen puncak harus menetapkan kebijakan kesehatan & keselamatan kerja yang sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi, dan ia harus mendukung arahan strategisnya. Ini juga harus menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuan kesehatan & keselamatan kerja, termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku dan untuk terus meningkatkan sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja. Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk menerapkan dan memelihara kebijakan kesehatan & keselamatan kerja.

Langkah 6. Membuat Perencanaan : Risiko & Peluang serta Sasaran & Rencana Pencapaiannya

Ketika menentukan risiko dan peluang untuk sistem manajemen K3 dan hasil yang diharapkan yang perlu ditangani, organisasi harus melakukan :

• Identifikasi bahaya dalam aktifitas atau proses mereka
• Penilaian risiko K3 & resiko lainnya terhadap SMK3
• Penilain peluang K3 & peluang lainnya yang berpengaruh terhadap SMK3
• Menentukan persyaratan hukum dan persyaratan lainnya
• Tindakan perencanaan

Organisasi harus menetapkan sasaran K3 pada fungsi dan tingkat yang relevan untuk mempertahankan dan terus meningkatkan sistem manajemen dan kinerja K3. Serta membuat perencanaan untuk pencapaiannya.

Langkah 7. Membuat Dokumentasi ISO 45001

ISO memberi kebebasan bagi organisasi untuk membuat dokumen yang fleksibel. Seringkali, proses ini sudah ada di perusahaan Anda dan hanya perlu didokumentasikan secara memadai untuk memastikan hasil yang konsisten. Tidak semua proses perlu didokumentasikan prosedurnya, tetapi penting untuk mekesehatan & keselamatan kerjaskan mana yang perlu untuk memastikan produk dan layanan yang sesuai. Informasi yang terdokumentasi ini dapat digunakan untuk mengkomunikasikan pesan, sebagai panduan, memberikan bukti bahwa yang direncanakan sebenarnya sudah dilakukan, atau berbagi ilmu dan pengetahuan.

Ada istilah baru yaitu informasi yang terdokumentasi. Ada dokumen wajib dan dokumen yang dibutuhkan (tidak wajib). Informasi yang terdokumentasi ini bisa berbentuk prosedur atau instruksi kerja atau form, dan juga dalam bentuk catatan atau record. Meskipun istilah prosedur sudah tidak digunakan di persyaratan ISO 45001:2018, organisasi masih boleh menggunakan istilah tersebut untuk dokumen internalnya. Organisasi dianjurkan untuk tetap membuat Manual atau Pedoman Kesehatan & keselamatan kerja. Lalu membuat kontek organisasi, serta mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan.

Lalu membuat pernyataan terdokumentasi tentang kebijakan kesehatan & keselamatan kerja dan sasaran kesehatan & keselamatan kerja, prosedur yang menerangkan proses dan aktifitas serta catatan yang menyediakan bukti bahwa prosedur tersebut dilaksanakan. Untuk detail dokumen ini nanti bisa dilihat diartikel lain, yaitu dokumen ISO 45001:2018. Setelah dokumentasi sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja yang diperlukan dibuat, dokumen ini harus dikontrol. Kontrol dilakukan dengan cara mengelola pembuatan, persetujuan, distribusi, revisi, penyimpanan, dan pembuangan berbagai jenis dokumentasi. Sistem kontrol dokumen harus sesederhana dan semudah mungkin dioperasikan. Selain dibuat dan di kontrol, semua dokumen ini harus dipahami pihak yang akan menggunakan dokumen tersebut

Langkah 8 : Implementasi

Implementasi berdasarkan semua dokumen yang sudah dibuat sebelumnya. Ini untuk memastikan prosedur dan seluruh dokumen yang sudah dibuat telah dimengerti, dan diterapkan sepenuhnya oleh seluruh jajaran karyawan. Pastikan karyawan melaksanakan prosedur yang sudah ada. Jika terjadi perbedaan antara prosedur dengan aktual, harus diputuskan apakah prosedur yang akan di revisi atau pelaksanaan dilapangan yang disesuaikan dengan prosedur. Semua dokumen yang direvisi harus dilaporkan ke dokumen kontrol. Yakinkan agar form yang sudah dibuat digunakan dilapangan.

Langkah 9 : Pelatihan Internal Auditor

Pelaksanaan harus dipantau untuk memastikan bahwa sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja efektif dan sesuai dengan standar. Salah satu pemantauan dilakukan dengan audit internal. Audit internal dilakukan oleh auditor internal. Untuk itu perlu adanya pelatihan bagi internal auditor ini, agar mereka kompeten dalam pelaksanaan audit nantinya. Auditor harus mampu merencanakan, melaksanakan dan membuat laporan dari audit yang efektif dan memberikan nilai tambah bagi area yang diaudit. Audit bukanlah mencari-cari kesalahan, tetapi mencari kesesuaian dengan persyaratan ISO 45001:2018, persyaratan pelanggan serta kepatuhan terhadap peraturan dan perundangan. Pelatihan ini bisa melibatkan pihak luar yang sudah kompeten dalam pelaksanaan audit.

Langkah 10 : Evaluasi kinerja termasuk internal audit

Organisasi harus melakukan pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi, untuk memungkinkan organisasi untuk menentukan apakah hasil yang diinginkan tercapai.

Organisasi juga harus mekesehatan & keselamatan kerjaskan informasi terdokumentasi apa yang perlu disimpan sebagai bukti hasil pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi. Organisasi harus mengukur kepuasan pelanggan, yang diperoleh dari berbagai metode (mis. Survei, kunjungan ke pelanggan, masukan dari layanan publik, daftar keluhan,dll).

Melalui internal audit Perusahaan dapat mengetahui kinerja dan efektivitas sistem manajemen dari pandangan yang tidak memihak, untuk memastikan bahwa pengaturan direncanakan, dilaksanakan dan dipelihara dengan secara efektif. Melalui audit internal dapat digunakan untuk menentukan apakah sistem manajemen sesuai dengan persyaratan dari  ISO 45001:2018 dan persyaratan organisasi.

Metode audit harus mencakup pengamatan langsung terhadap proses (observasi), wawancara dengan orang yang relevan, dan pemeriksaan informasi terdokumentasi (seperti prosedur internal, gambar, spesifikasi, standar, persyaratan pelanggan, persyaratan undang-undang dan peraturan, dan dalam sistem manajemen perusahaan).

Langkah 11 : Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen

Manajemen puncak harus melakukan tinjauan manajemen. Ini adalah aktivitas yang harus dilakukan manajemen puncak sejalan dengan arah strategis organisasi. Tujuannya adalah untuk meninjau informasi tentang kinerja sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja untuk menentukan apakah masih sesuai, memadai dan efektif.

Tinjauan manajemen harus dilakukan pada interval yang direncanakan; ini bisa bulanan, triwulanan, setengah tahunan atau tahunan. Organisasi harus membahas bagaimana hal itu akan memastikan bahwa semua persyaratan tinjauan manajemen ISO 45001 terpenuhi. Organisasi dapat melakukan tinjauan manajemen sebagai kegiatan mandiri atau dalam kombinasi kegiatan terkait (mis. Pertemuan, laporan, rakernas dll).

Waktu tinjauan manajemen dapat dijadwalkan bertepatan dengan kegiatan bisnis lainnya (mis. Perencanaan strategis, perencanaan bisnis, pertemuan tahunan, rapat operasi, ulasan standar sistem manajemen lainnya) untuk menambah nilai dan untuk menghindari beberapa pertemuan yang berlebihan.

Langkah 12: Audit Ekternal oleh Badan Sertifikasi

Setelah langkah awal hingga langkah ke 11 dilaksanakan, organisasi siap menghubungi badan sertifikasi untuk pelaksanaan audit. Pihak badan sertifikasi lalu akan mengirimkan jadwal audit. Untuk audit awal ini, biasanya didahului dengan stage 1 audit, yaitu audit dokumentasi terlebih dahulu. Badan sertifikasi akan melakukan audit kelengkapan dan keakuratan dokumentasi. Jika audit ini sudah dapat terpenuhi dengan baik, maka akan dilanjutkan dengan audit stage 2. Atau audit implementasi dan keefektifan sistem manajemen kesehatan & keselamatan kerja yang ada.

Mempersiapkan karyawan

Sebelum audit oleh pihak eksternal, organisasi harus memastikan bahwa semua karyawan tahu bahwa audit akan dilakukan, dan apa tujuan audit ini. Ini akan membantu mereka memahami bagaimana menanggapi pertanyaan auditor. Karyawan harus merespons secara terbuka dan jujur kepada auditor. Auditor mencari bukti bahwa organisasi mematuhi persyaratan ISO 45001, karyawan adalah orang-orang yang akan memberikan bukti itu. Mempersiapkan mereka untuk menjawab pertanyaan auditor akan membuat audit berjalan lebih lancar.

Siapkan fasilitas

Pastikan semua area fasilitas bersih dan rapi; ada potensi ketidaksesuaian bersembunyi di kekacauan yang diberikan. Pastikan dokumen tersedia di mana setiap dokumen harus digunakan.Periksa papan buletin, konter, lemari, laci untuk dokumen yang tidak terkontrol, instrumen pengukuran dan pemantauan yang tidak dikalibrasi dan bagian atau persediaan yang tidak dikenal. Sediakan salinan Manual Kesehatan & keselamatan kerja dan Prosedur untuk auditor.

Tentukan tempat bagi auditor ekternal untuk bekerja ketika mereka tidak keluar di fasilitas. Mereka perlu mengerjakan dokumentasi dan pelaporan.

Bisa juga dengan menugaskan seseorang untuk menemani Auditor untuk menunjukkan kepada mereka di mana area dan departemen yang berbeda. Latih orang ini untuk membiarkan karyawan menjawab pertanyaan auditor, bukan menjawab pertanyaan itu sendiri kecuali jika pertanyaan itu ditujukan kepada mereka.