10 Tips dan Cara Memenangkan Tender besar dengan mudah

Sebagian besar perusahaan mengandalkan tender sebagai metode utama dalam mengembangkan bisnis atau menjalin kerjasama dengan pemasok. Proses ini umum digunakan baik di sektor publik maupun swasta, di mana tender menjadi cara yang paling efektif untuk mengamankan proyek tertentu. Dalam konteks ini, tender berfungsi sebagai sarana persaingan terbuka, di mana perusahaan yang menawarkan proposal paling menguntungkan secara ekonomi akan dipilih oleh pemilik tender untuk menjalin kerjasama dalam bentuk kontrak.

Namun, memenangkan tender bukanlah tugas yang mudah, terutama dengan banyaknya pesaing yang bergerak di bidang yang sama. Setiap perusahaan harus bersaing ketat untuk menunjukkan bahwa mereka mampu memberikan nilai terbaik bagi pemilik proyek. Selain menawarkan harga yang kompetitif, perusahaan juga harus memastikan bahwa mereka memiliki kapabilitas teknis, sumber daya, dan pengalaman yang memadai untuk melaksanakan proyek tersebut. Dalam hal ini, persiapan yang matang dan strategi yang tepat sangat diperlukan agar proposal yang diajukan dapat menonjol di antara yang lainnya.

Untuk meningkatkan peluang kemenangan dalam tender proyek, ada beberapa kiat yang bisa diikuti. Pertama, lakukan riset mendalam mengenai kebutuhan dan preferensi pemilik tender. Kedua, susun proposal yang jelas dan komprehensif, mencakup semua aspek penting dari proyek dan menunjukkan bagaimana perusahaan dapat memenuhi atau bahkan melampaui harapan pemilik proyek. Ketiga, pastikan semua dokumen pendukung disiapkan dengan teliti dan lengkap. Dengan strategi yang tepat dan persiapan yang baik, peluang untuk memenangkan tender akan meningkat secara signifikan, membuka jalan untuk kerjasama yang menguntungkan dan pengembangan bisnis lebih lanjut.

Baca Juga: Panduan Lengkap Biaya Pembuatan PT untuk Pendirian Badan Usaha Jasa Konstruksi

1. Melakukan perencanaan

Langkah pertama dalam memulai proses tender adalah dengan mengidentifikasi peluang tender secara akurat. Sebagai calon peserta tender, Anda harus melakukan peninjauan mendalam terhadap dokumen tender untuk menentukan seberapa besar peluang keberhasilan yang dapat dicapai. Peninjauan ini mencakup pemahaman terhadap persyaratan dan spesifikasi yang diminta, serta analisis terhadap kebutuhan dan tujuan strategis proyek yang ditenderkan. Langkah ini sangat penting untuk memastikan bahwa Anda hanya berpartisipasi dalam tender yang memiliki potensi keuntungan dan sesuai dengan kemampuan serta keahlian perusahaan Anda.

Pada tahap ini, sangat disarankan untuk melakukan evaluasi terhadap kemungkinan pesaing yang akan ikut serta dalam tender tersebut. Mengetahui kekuatan dan kelemahan pesaing dapat membantu dalam menyusun strategi penawaran yang lebih kompetitif. Selain itu, penting juga untuk memastikan bahwa semua dokumentasi yang diperlukan sudah lengkap dan terbaru. Dokumentasi yang dimaksud meliputi segala informasi administratif, teknis, serta keuangan yang relevan dengan proyek. Pastikan semua dokumen telah diverifikasi ulang untuk menghindari kesalahan atau kelalaian yang dapat menggagalkan penawaran.

Mengirimkan penawaran adalah tahap yang membutuhkan waktu dan ketelitian. Proses ini sering kali memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan, karena adanya berbagai detail yang harus diperiksa dan diselesaikan. Oleh karena itu, untuk menghindari keterlambatan dan potensi penolakan akibat terlambat mengirimkan dokumen, disarankan untuk mengirimkan penawaran setidaknya satu atau dua hari sebelum batas waktu yang ditentukan. Dengan demikian, Anda memberikan ruang bagi diri sendiri untuk mengatasi kemungkinan masalah teknis atau administratif yang mungkin muncul di saat-saat terakhir.

Baca Juga: Sistem Manajemen K3 dalam Pendirian Badan Usaha Jasa Konstruksi - Apa, Mengapa, dan Bagaimana?

2. Mempromosikan manfaat

Ketika membuat penawaran, calon pembeli tender harus menjelaskan apa saja yang akan dikerjakan, menjabarkan proses, biaya dan lama pengerjaan proyek. Tetaplah untuk fokus kepada calon klien, tanyakan tentang kebutuhan mereka dan bagaimana memecahkan masalah mereka. Cari tahu apa yang dibutuhkan oleh calon klien, dan apa yang penting bagi mereka. Berikan bukti keahlian dan pengalaman untuk meyakinkan calon klien terutama jelaskan apa yang akan mereka dapatkan dari perusahaan Anda dan yang tidak didapatkan dari orang lain.

3. Memberikan kontribusi positif

Dalam rangka melaksanakan pekerjaan yang diperlukan oleh tender, perusahaan Anda mungkin perlu untuk mempekerjakan staf tambahan supaya proyek dapat selesai tepat waktu. Ini artinya Anda telah menciptakan lapangan kerja yang memiliki dampak sosial yang nyata di tengah masyarakat. Anda bisa membantu seseorang belajar keterampilan baru atau membantu untuk meningkatkan lapangan kerja. Dengan menjelaskan dampak positif tersebut maka Anda memiliki kesempatan untuk memenangkan tender yang jauh lebih baik dari pesaing yang tidak mempertimbangkan hal ini.

4. Membuktikan keunggulan

Pernyataan saja mungkin tidaklah cukup, Anda perlu memberikan dengan contoh-contoh, statistik, penghargaan yang telah didapatkan, grafik, informasi pendukung atau apa pun yang membuktikan bahwa Anda dapat melakukan apa yang Anda katakan, jangan berasumsi bahwa calon pembeli hanya ingin mendengar sekedar perkataan saja. Seringkali calon pembeli mensyaratkan pemasok harus sudah tersertifikasi oleh Badan Sertifikasi ISO.

5. Menanggapi secara langsung

Selalu menyesuaikan tanggapan untuk tawaran tertentu, luangkan waktu Anda untuk membaca dan menjawab pertanyaan mereka karena setiap tender berbeda dan begitu juga setiap calon klien. Jika Anda tidak yakin apa yang ditanyakan oleh calon klien maka selalu ada kesempatan untuk mengajukan pertanyaan kepada mereka. Semakin banyak Anda tahu tentang calon klien semakin lebih baik Anda akan menjawab pertanyaan-pertanyaan di tender dokumen.

6. Membentuk tim

Jika Anda seorang pengusaha start-up mungkin tidak layak untuk membuat tim. Namun, untuk perusahaan besar, ada beberapa pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan ketika mempersiapkan penawaran. bentuklah tim yang Anda tahu akan mampu menanganinya, sebuah tim bersama-sama menangani isu-isu yang akan terjadi. Jelaskan kekuatan tim yang dibentuk, mungkin anggota tim memiliki pengalaman bekerja sebelumnya dengan otoritas di bidang tertentu, oleh karena itu berikan rincian ini dalam tanggapan Anda karena sebuah tim yang kuat pasti akan membantu menyusun tawaran yang kuat.

7. Mempertimbangkan harga

Salah satu kesalahan paling umum yang dibuat dalam proses tender adalah ketika pemasok menganggap bahwa tawaran termurah akan selalu menang. Harga dibawah standar benar-benar bisa membahayakan peluang kemenangan, jika dengan sengaja memberi harga di bawah standar maka Anda akan memiliki resiko dipandang kurang kredibilitas. Anda bisa menempatkan diri dalam bahaya karena tidak mampu menjalankan tender dengan anggaran yang ditetapkan, dan dapat memberikan kesan bahwa harga rendah mencerminkan kualitas rendah.

8. Memastikan sudah sempurna

Melakukan koreksi atas segala sesuatu sebelum Anda mengirimkan tawaran adalah hal yang baik. Setelah semua usaha yang telah dituangkan ke dalam penawaran, akan menjadi kesan buruk jika ada kesalahan ketik atau tata bahasa yang buruk yang bisa merusak tender, oleh karena itu selalu pertimbangkan bahasa yang digunakan, bagaimana cara mempresentasikan produk dan bagaimana produk akan disajikan.

9. Mengirimkan secara langsung

Mengirimkan penawaran melalui email atau internet mungkin memang memudahkan pekerjaan akan tetapi tidaklah selalu menguntungkan, seringkali email terlewatkan dibandingkan jika Anda mengirimkannya secara langsung.

10. Memastikan tepat waktu

Pastikan penawaran dikirimkan tepat waktu karena tidak mungkin bahwa organisasi akan mempertimbangkan tawaran Anda jika tiba setelah waktu penutupan. Jangan menunggu sampai menit terakhir untuk mengirimkan proposal, akan lebih baik jika mengirimkannya lebih awal.